Diese Hinweise gelten für DigiManagement, in dem DigiRift mit Kunden Anfragen, Angebote, Freigaben, Abnahmen, Termine, Dokumente und Zugänge abstimmt. Für die Website digirift.com gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in DigiManagement ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

2. Welche Daten DigiManagement verarbeitet

Konto

Name, E-Mail-Adresse, Firma, Funktion, Rolle und Ihre Einstellungen zu Benachrichtigungen. Das Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash. Konten legt DigiRift per Einladung an; eine freie Registrierung gibt es nicht.

Anmeldung und Sicherheit

• Sitzungen: eine zufällige Kennung (gespeichert nur als Hash), Browserkennung (User-Agent), Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung. Eine Sitzung endet spätestens nach 7 Tagen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung: das Geheimnis Ihrer Authenticator-App, verschlüsselt gespeichert.
• Passkeys: nur der öffentliche Schlüssel, der von Ihnen vergebene Gerätename und die Zeitpunkte von Anlage und letzter Nutzung. Fingerabdruck, Gesichtsbild oder Geräte-PIN verlassen Ihr Gerät nicht und sind für uns nicht zugänglich.
• Anmeldelinks, Einladungslinks und Bestätigungscodes: nur als Hash gespeichert, 15 Minuten, 7 Tage bzw. 10 Minuten gültig und nur einmal verwendbar.
• Fehlversuche bei der Anmeldung zählen wir je Konto, um Konten vor dem Erraten von Passwörtern zu schützen. Ihre IP-Adresse nutzen wir dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher, ohne sie in der Datenbank zu speichern.

Projektinhalte

Anfragen, Nachrichten, Kommentare, Entscheidungen, Angebote, Freigaben und Abnahmen, Aufgaben, Termine, Zeitaufwände und Dokumente, die Sie oder wir einstellen, sowie E-Mails an die Anfrage-Adresse Ihres Projekts. Bei einer Beauftragung halten wir zum Nachweis fest, wer welche Fassung zu welchem Preis und mit welchen Annahmen freigegeben hat, mit Zeitpunkt und Browserkennung.

Zugänge

Zugangsdaten und Schlüssel, die Sie mit uns teilen, werden verschlüsselt gespeichert, nur den genannten Personen nach erneuter Bestätigung angezeigt und nach Ablauf oder nach einmaligem Ansehen gelöscht. Jeder Zugriff wird für beide Seiten sichtbar protokolliert.

Protokoll

Damit Freigaben, Abnahmen und Änderungen nachvollziehbar bleiben, protokolliert DigiManagement, wer wann was angelegt, geändert, freigegeben oder angesehen hat.

E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungen per E-Mail enthalten nur einen Titel und einen Link, keine Inhalte, Preise oder Zugangsdaten. Sie können sie unter „Mein Konto“ bzw. „Einstellungen“ abschalten. Sicherheitshinweise, etwa zu einem neu angelegten Passkey, erhalten Sie immer.

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp und -version). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Zusammenarbeit im Projekt und Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Ansprechpartner unserer Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse Ihres Unternehmens und von DigiRift an einer geordneten Projektarbeit).
• Sicherheit (Anmeldung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Passkeys, Begrenzung von Anmeldeversuchen, Protokoll, Server-Log-Dateien): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. für Angebote und Beauftragungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

4. Cookies

DigiManagement setzt nur technisch notwendige Cookies und keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken:

• dm_session: hält Sie angemeldet (bis zu 7 Tage oder bis zum Abmelden).
• dm_wa: verknüpft einen laufenden Passkey-Vorgang mit Ihrem Browser (5 Minuten).
• dm_theme: merkt sich die Darstellung hell oder dunkel (1 Jahr).
• dm_flash: zeigt eine Meldung nach einer Aktion einmal an (wenige Sekunden).

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil diese Cookies für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Empfänger und Hosting

DigiManagement läuft auf einem Server in Deutschland, den DigiRift bei folgendem Hoster im Rahmen eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) betreibt:

DigiManagement lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern und nutzt keine Analyse- oder Trackingdienste. Projektinhalte geben wir nicht an Dritte weiter und übermitteln sie nicht in Länder außerhalb der EU.

6. Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Für DigiManagement bedeutet das: Projektinhalte speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit und danach im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Zugänge werden nach Ablauf, nach einmaligem Ansehen oder beim Entziehen gelöscht. Passkeys können Sie unter „Mein Konto“ bzw. „Einstellungen“ jederzeit selbst entfernen.

7. Ihre Rechte

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

8. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Stand: Oktober 2026